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Conseils pour la conservation des documents

Actes notariés ayant subi un incendie

Pour assurer la bonne conservation d’un document, il est primordial de déterminer les causes de sa détérioration. Elles sont souvent liées les unes aux autres et pourraient être limitées par des gestes parfois très simples. La restauratrice responsable de l'atelier des Archives départementales livre ici quelques conseils.


1 - L'ENVIRONNEMENT

  • La poussière

    Elle peut contenir des spores de moisissures et ainsi multiplier les risques d’infections biologiques. Elle est constituée de particules solides qui peuvent abraser la surface des papiers ou des cuirs de reliure. La saleté superficielle empêche la lisibilité et crée des taches. Enfin, elle peut attirer les insectes.

    À faire : nettoyer régulièrement les locaux de stockage des documents (sol, étagères, boîtes, documents).

 

  • La lumière

    Toute source lumineuse, naturelle ou artificielle, détériore le papier à court terme.
    Il se décolore, se fragilise, jaunit, et les encres palissent.

    À faire :
    - mettre les documents en boîtes,
    - éteindre la lumière quand on sort de la pièce,
    - ne pas laisser un document ouvert devant une fenêtre,
    - ne pas exposer les documents plus de quatre mois à la lumière,
    - ne pas encadrer un document pour le présenter dans son salon. 

 

  • Les conditions climatiques

    Le papier est un matériau hygroscopique, c’est-à-dire qu’il absorbe ou restitue l’humidité contenue dans l’air en fonction du climat ambiant. Il s’allonge de plusieurs millimètres en cas de forte humidité, et au contraire se rétracte lorsqu’il fait sec, sans toutefois retrouver son format initial. Les variations de climat peuvent donc créer des tensions dans le papier, pouvant aller jusqu’à des déchirures.
    De plus, l’humidité joue un rôle très important pour les papiers et reliures : lorsqu’elle est faible, la colle contenue dans les papiers sèche et le document devient friable et cassant, le cuir de reliure se fissure ; lorsqu’elle est élevée, elle active tous les agents de dégradation : moisissures et acidité.

    À faire :
     - limiter les variations climatiques. Les normes climatiques pour le stockage des documents sont une température comprise entre 16 et 22°C et une humidité relative comprise entre 45 et 60%,
     - le bois, le tissu et le carton sont aussi hygroscopiques. Installer des rideaux dans la pièce limitera donc les variations. De plus, ranger les documents dans des boîtes permet de créer une barrière à l’humidité et à la température.

 

  • La pollution

    Elle est composée de particules solides (poussières chimiquement acides et actives, particules abrasives, et particules organiques) et de gaz (combustion, carburants à base de soufre). Il existe aussi des pollutions internes : ozone sortant des machines  (photocopieuses…) et acides sortant du bois et de l’aggloméré.
    Cette pollution accélère la dégradation chimique des papiers : oxydation et hydrolyse.

    À faire : mettre les documents en boîtes pour créer une barrière de protection. Ne pas les mettre sous feuillets plastiques du commerce.

Registre détérioré par les moisissures
Registre détérioré par les moisissures

2 - LES FACTEURS BIOLOGIQUES

  • Les insectes et les rongeurs

    La saleté environnante, peu de ventilation, peu de lumière et une humidité relative élevée multiplient les risques d’attirer des insectes et des rongeurs. Ceux-ci peuvent causer des dégâts très importants dans les collections.

    À faire :
     - maintenir le local propre (aspirer les angles des placards),
    - proscrire la présence de nourriture près des documents,
    - supprimer les plantes vertes car elles attirent les insectes,
    - vérifier que le bois des étagères n’est pas attaqué par des insectes (présence de sciure),
    - ouvrir de temps à autres toutes les boîtes et les livres pour contrôler leur état.

 

Registre détérioré par des insectes

Registre détérioré par des insectes
Document détérioré par des rongeurs

Document détérioré par les rongeurs


                                         
                         

  • Les moisissures

    Elles créent des dégradations irréversibles. Elles se détectent par la présence de taches colorées et de substances poudreuses. Ces moisissures se développent en général si l’humidité relative est supérieure à 65% et la température de plus de 25°C .

    À faire :
    - isoler le document infesté (mise en quarantaine) et le confier à un restaurateur,
    - rétablir des conditions climatiques correctes dans le lieu de stockage et surveiller les autres documents qui pourraient être touchés,
    - prévoir un lieu de stockage ventilé, où l'air circule.

Documents couverts de boue après inondation
Documents couverts de boue après inondation

3 - LES FACTEURS HUMAINS

  • Les mauvaises restaurations

    Certaines réparations provoquent bien plus de dégradations qu’elles ne résolvent de problèmes. L’emploi d’un ruban adhésif de type « Scotch » est courant, alors qu’il jaunit, se détache et laisse une pellicule de colle qui fait adhérer les feuilles entre elles.

    À faire :
    - vérifier l'innocuité des matériaux avant toute réparation,
    - n'utiliser que des produits vendus pour la restauration de documents anciens par les fournisseurs spécialisés,
    - faire appel à un professionnel pour les documents précieux.

 

  • Les mauvaises manipulations

    Les documents ne sont jamais à l’abri d’une déchirure, d’une chute, d’une tache due à un stylo, à de la nourriture…

    À faire :
    - manipuler les documents avec soin (utiliser des gants en coton pour les photographies),
    - éloigner toute source potentielle d'accident lors de la consultation ( liquides, encres, nourriture...).

 

  • Les stockages inadaptés

    Les modes de rangements sont souvent à l’origine de dégradations : boîtes trop petites dans lesquelles sont entassés les documents, ficelles pour maintenir les liasses…

    À faire :
    - prévoir des boîtes de format adapté,
    - utiliser des matériaux inoffensifs pour conditionner les documents : papier et carton non acide, polypropylène.

 

 


Actes notariés ayant subi un incendie
Actes notariés ayant subi un incendie

4 - LES CATASTROPHES NATURELLES ET ACCIDENTELLES

  • Les archives peuvent aussi être victimes de sinistres comme les incendies et les inondations.

    À faire :
    - stocker les documents à l'abri de toute source potentielle de sinistre (feu, liquides, canalisations…),
    - lorsque des documents ont subi une inondation, les faire sécher entre des buvards blancs ou papier absorbant, en séparant les pages, pour éviter la naissance de moisissures. En cas de sinistre important, il est possible de congeler les documents inondés pour pouvoir procéder ultérieurement à un séchage manuel ou par voie de lyophilisation.

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