Accueil CULTURE, SPORT & TOURISME Archives départementales Vous avez des archives, quelques conseils !

Administrations et services publics

Versement traité

Les Archives départementales ont vocation à accueillir les archives des administrations et établissements publics dont le ressort est départemental ou dont le siège est situé dans le département.

Le versement et l'élimination d'archives publiques sont encadrés par la loi (Code du patrimoine, articles L212-1 à 14) et doivent être réalisés selon des règles précises.

Le secteur des archives contemporaines des Archives départementales de la Loire, chargé de la collecte et du traitement des archives publiques postérieures à 1940, est l'interlocuteur des services pour les aider dans la préparation et la gestion de leur archivage.

Gérer son archivage

Les administrations et établissements publics sont responsables de la conservation de leurs archives jusqu'à l'expiration de leur délai d'utilité administrative et doivent donc se soucier de leurs conditions de stockage et du classement des dossiers.

Passé ce délai, les dossiers doivent faire l'objet d'un tri en concertation avec les Archives départementales afin de déterminer quelles archives seront versées aux Archives départementales, en raison de leur intérêt historique, et quelles archives pourront être éliminées.

À l'heure actuelle, les archives des administrations représentent des volumes importants, sans compter l'usage abondant des copies. Une bonne stratégie de conservation des archives permettra donc des gains substantiels de temps et de locaux. 

 


Le cycle de vie des documents

Pour  gérer au mieux ses archives sous forme papier ou sous forme électronique, il est utile de connaître les trois phases du cycle de vie des documents :

  • les archives courantes sont les dossiers utiles à la gestion quotidienne du service ; ils sont fréquemment utilisés, ils sont conservés à proximité des bureaux.
  • les archives intermédiaires sont l’ensemble des dossiers utiles à la gestion du service utilisés plus épisodiquement ou qu’il est nécessaire de conserver pour des impératifs juridiques ; ces documents peuvent être conservés dans un local dédié à proximité du service,
  • les archives définitives (ou historiques) sont l’ensemble des dossiers dont l’utilité administrative et juridique sont éteintes mais qui présentent un intérêt historique. Pour les administrations et les établissements publics dont le siège est dans le département, ces archives doivent être versées aux Archives départementales qui en assureront la conservation définitive.

Des outils pour gérer les archives

La durée d’utilité administrative et le sort final des documents sont déterminés par des circulaires nationales ou par des tableaux de gestion élaborés avec les Archives départementales. En l’absence de textes de référence, vous devez contacter le secteur des archives contemporaines qui pourra réaliser avec vous un tableau de gestion de vos archives. Ce document est la conclusion d’un travail minutieux, mené en collaboration avec votre service, qui consiste à :

  • recenser l’ensemble des documents produits par le service,
  • définir leur durée d’utilité administrative (durée déterminée conjointement dans le respect des textes réglementaires),
  • définir le sort final de ces documents (élimination, échantillonnage ou versement aux Archives départementales).

Ce document est véritablement un outil de gestion qui a vocation à évoluer en même temps que les missions et la diversification de la production documentaire de l’administration.

 


Magasin d'archives
Magasin d'archives

Verser

Seuls les documents ayant atteint ou dépassé leur durée d'utilité administrative et voués à une conservation définitive doivent être versés aux Archives départementales. Le versement doit impérativement être accompagné d'un bordereau descriptif, préalablement soumis aux Archives départementales.

Pour préparer votre versement, reportez-vous à la notice explicative et au bordereau de versement.


Eliminer

Aucune élimination d'archives publiques ne peut être effectuée sans le visa préalable du directeur des Archives départementales (Code du patrimoine, article L212-2).

Pour préparer vos éliminations, reportez-vous à la notice explicative  et au bordereau d'élimination.


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