Contrôle de légalité. Dématérialisons ! Modernisons ! Economisons !

Le contrôle de légalité, qu’est-ce que c’est ?

Les délibérations ou décisions prises par une collectivité ou un établissement public et certains arrêtés doivent être transmis à la Préfecture pour vérifier leur conformité aux lois en vigueur, c'est le contrôle de légalité.
Pour que ces délibérations soient rendues exécutoires, il faut remplir deux conditions : attester du dépôt à la préfecture ou à la sous-préfecture et assurer la publication.

La dématérialisation, qu’est-ce que c’est ?

La dématérialisation, c’est le fait de transférer des documents électroniques en lieu et place de l’envoi ou du portage des documents physiques pour obtenir l’accusé de dépôt de la Préfecture.
Le ministère de l’Intérieur a souhaité moderniser cette procédure administrative et a défini un processus de dématérialisation : ACTES.

Le processus ACTES doit permettre de :

• Télétransmettre instantanément vos actes, et à tout moment de la journée,
• Eviter tout déplacement ou affranchissement,
• Recevoir automatiquement, en temps quasi réel, un accusé de réception électronique ayant valeur légale de la part de la Préfecture.

Pour transmettre les actes dématérialisés, il faut utiliser les services d’une plateforme homologuée par le ministère.

A l’issue d’une consultation, le Conseil général de la Loire a retenu la solution « Xlégales », éditée par la société Forsup et homologuée par le ministère de l’Intérieur et l’Aménagement du Territoire. C’est ce service qui est gratuitement mis à disposition des communes et des établissements publics qui le souhaitent.

La mise en place d’une plateforme d’échange, dont l’usage et l’accès sont gratuits pour les collectivités de la Loire a deux objectifs :

• Participer et encourager  la nécessaire modernisation des relations entre les acteurs publics.
• Faire en sorte que l’argent public soit utilisé de manière optimale et qu’un même service ne soit pas payé plusieurs fois.

ACTES : quels avantages pour les bénéficiaires ?

RAPIDE : envoi de l’acte et réception quasi immédiate de l'accusé de réception

ECONOMIQUE : réduction des coûts liés à l'envoi (frais d'édition et de transport)

ECOLOGIQUE : diminution du volume de papier échangé

INNOVANT : un premier pas vers les autres procédures de dématérialisation

PERSONNALISABLE : chaque administration peut personnaliser son interface graphique en sélectionnant ses couleurs et son logo.

SUIVI ET ASSISTANCE :  le partenariat défini entre le Télépole de Grand Roanne Agglomération et le Conseil général de la Loire permet d’offrir au delà de l’utilisation de la plateforme, des prestations d’assistance et d’accompagnement aux collectivités qui le souhaitent.

Quelles sont les démarches pour adhérer à cette solution ?   

Signer une convention avec le Conseil général de la Loire précisant le choix du type d'accompagnement, éditeur FORSUP ou offre du Département (transmettre 2 exemplaires originaux).

      > si choix "éditeur forsup": si la collectivité ou établissement public a fait le choix d'un accompagnement par le prestataire FORSUP, il devra établir un bon de commande de prestations FORSUP, validé par le Conseil général conformément au bordereau de prix fourni en annexe de la convention.

Transmettre les conventions et bon de commande éventuel au : 

Conseil général de la Loire
Délégation aux Affaires Juridiques
2 rue Charles de Gaulle
42022 Saint-Etienne Cedex 1.

Après avoir mis en oeuvre la solution avec la structure chargée de l'accompagnement, signer une convention avec la Préfecture ou Sous-Préfecture (à adresser à la Préfecture ou Sous-Préfecture).

Documents à consulter

• Autorités de certification (achatpublic.com)
  
  
• Solutions homologuées (dgcl.interieur.gouv.fr/)
  
  
• Document support de présentation de la solution dans les arrondissements

Reprise de textes d'Acteurs Loire n°4