Contrôle de légalité. Dématérialisons ! Modernisons ! Economisons !

Le contrôle de légalité, qu’est-ce que c’est ?

Les délibérations ou décisions prises par une collectivité ou un établissement public et certains arrêtés doivent être transmis à la Préfecture pour vérifier leur conformité aux lois en vigueur, c'est le contrôle de légalité.
Pour que ces délibérations soient rendues exécutoires, il faut remplir deux conditions : attester du dépôt à la préfecture ou à la sous-préfecture et assurer la publication.

La dématérialisation, qu’est-ce que c’est ?

La dématérialisation, c’est le fait de transférer des documents électroniques en lieu et place de l’envoi ou du portage des documents physiques pour obtenir l’accusé de dépôt de la Préfecture.
Le ministère de l’Intérieur a souhaité moderniser cette procédure administrative et a défini un processus de dématérialisation : ACTES.

Le processus ACTES doit permettre de :

• Télétransmettre instantanément vos actes, et à tout moment de la journée,
• Eviter tout déplacement ou affranchissement,
• Recevoir automatiquement, en temps quasi réel, un accusé de réception électronique ayant valeur légale de la part de la Préfecture.

Pour transmettre les actes dématérialisés, il faut utiliser les services d’une plateforme homologuée par le ministère.

A l’issue d’une consultation, le Conseil général de la Loire a retenu la solution « Xlégales », éditée par la société Forsup et homologuée par le ministère de l’Intérieur et l’Aménagement du Territoire. C’est ce service qui est gratuitement mis à disposition des communes et des établissements publics qui le souhaitent.

La mise en place d’une plateforme d’échange, dont l’usage et l’accès sont gratuits pour les collectivités de la Loire a deux objectifs :

• Participer et encourager  la nécessaire modernisation des relations entre les acteurs publics.
• Faire en sorte que l’argent public soit utilisé de manière optimale et qu’un même service ne soit pas payé plusieurs fois.

ACTES : quels avantages pour les bénéficiaires ?

RAPIDE : envoi de l’acte et réception quasi immédiate de l'accusé de réception

ECONOMIQUE : réduction des coûts liés à l'envoi (frais d'édition et de transport)

ECOLOGIQUE : diminution du volume de papier échangé

INNOVANT : un premier pas vers les autres procédures de dématérialisation

PERSONNALISABLE : chaque administration peut personnaliser son interface graphique en sélectionnant ses couleurs et son logo.

SUIVI ET ASSISTANCE :  le partenariat défini entre le Télépole de Grand Roanne Agglomération et le Conseil général de la Loire permet d’offrir au delà de l’utilisation de la plateforme, des prestations d’assistance et d’accompagnement aux collectivités qui le souhaitent.

BILAN DE DEPLOIEMENT (2007 – 2011)

DEPLOIEMENT 2012

Quelques changements auront lieu durant l’année 2012 :

• Pour les structures ayant adhéré avant le 31 décembre 2011 :
  Le marché passé en 2007 avec la société APCFC arrive à échéance en octobre 2012, de plus, l’éditeur a annoncé la fin de la commercialisation de la solution de dématérialisation par la société FORSUP.
  Le CG42 relance donc une consultation des entreprises pour remplacer le tiers de télétransmission sans interruption de service pour toutes les collectivités adhérentes.
  
  Afin d’anticiper le changement de plateforme, des formations collectives seront proposées à partir du mois de juin sur 5 communes de la Loire (Saint-Etienne, Montbrison, Feurs, Roanne et Rive de Gier) à toutes les collectivités disposant déjà du service.

• Pour les structures n’ayant pas encore adhéré au 31 décembre 2011 :
  Il sera possible d’adhérer à la plateforme proposée par le Conseil Général de la Loire moyennant une participation financière pour la mise en œuvre (paramétrage, formation et assistance) assurée par le nouvel éditeur.
  
  Les services du Conseil général de la Loire restent à votre disposition pour toutes informations complémentaires.