Conseils pour la conservation des documents

Pour assurer la bonne conservation d’un document, il est primordial de déterminer les causes de sa détérioration. Elles sont souvent liées les unes aux autres et pourraient être limitées par des gestes parfois très simples. La restauratrice responsable de l'atelier des Archives départementales livre ici quelques conseils.

1 - L'ENVIRONNEMENT

La poussière


Elle peut contenir des spores de moisissures et ainsi multiplier les risques d’infections biologiques. Elle est constituée de particules solides qui peuvent abraser la surface des papiers ou des cuirs de reliure. La saleté superficielle empêche la lisibilité et crée des taches. Enfin, elle peut attirer les insectes.


CONSEIL PRATIQUE :

  • nettoyer régulièrement les locaux de stockage des documents (sol, étagères, boîtes, documents) avec un aspirateur à variateur de puissance et des chiffons doux.

 

La lumière


Toute source lumineuse, naturelle ou artificielle, détériore le papier à court terme. Il se décolore, se fragilise, jaunit, et les encres palissent.


CONSEILS PRATIQUES :

  • mettre les documents en boîtes,
  • éteindre la lumière quand on sort de la pièce,
  • ne pas laisser un document ouvert devant une fenêtre,
  • ne pas exposer les documents plus de quatre mois à la lumière.

 

Les conditions climatiques


Le papier est un matériau hygroscopique, c’est-à-dire qu’il absorbe ou restitue l’humidité contenue dans l’air en fonction du climat ambiant. Il s’allonge de plusieurs millimètres en cas de forte humidité, et au contraire se rétracte lorsqu’il fait sec, sans toutefois retrouver son format initial. Les variations de climat peuvent donc créer des tensions dans le papier, pouvant aller jusqu’à des déchirures.
De plus, l’humidité joue un rôle très important pour les papiers et reliures : lorsqu’elle est faible, la colle contenue dans les papiers sèche et le document devient friable et cassant, le cuir de reliure se fissure ; lorsqu’elle est élevée, elle active tous les agents de dégradation : moisissures et acidité.


CONSEILS PRATIQUES :

  • limiter les variations climatiques. Les normes climatiques pour le stockage des documents sont une température comprise entre 16 et 22°C et une humidité relative comprise entre 45 et 60%,
  • le bois, le tissu et le carton sont aussi hygroscopiques. Installer des rideaux dans la pièce limitera donc les variations. De plus, ranger les documents dans des boîtes permet de créer une barrière à l’humidité et à -la température.
  • éviter le plus possible le stockage des documents dans les caves humides ou les combles mal isolés.

 

La pollution


Elle est composée de particules solides (poussières chimiquement acides et actives, particules abrasives, et particules organiques) et de gaz (combustion, carburants à base de soufre). Il existe aussi des pollutions internes : ozone sortant des machines  (photocopieuses…) et acides sortant du bois et de l’aggloméré.
Cette pollution accélère la dégradation chimique des papiers : oxydation et hydrolyse.


CONSEIL PRATIQUE : 

  • mettre les documents en boîtes pour créer une barrière de protection. Ne pas les mettre sous feuillets plastiques du commerce.

Registre détérioré par les moisissures
Registre détérioré par les moisissures

 2 - LES FACTEURS BIOLOGIQUES

Les insectes et les rongeurs


La saleté environnante, peu de ventilation, peu de lumière et une humidité relative élevée multiplient les risques d’attirer des insectes et des rongeurs. Ceux-ci peuvent causer des dégâts très importants dans les collections.

CONSEILS PRATIQUES :

  • maintenir le local propre,
  •  proscrire la présence de nourriture près des documents,
  • supprimer les plantes vertes car elles attirent les insectes,
  •  vérifier que le bois des étagères n’est pas attaqué par des insectes (présence de sciure),
  • ouvrir de temps à autres toutes les boîtes et les livres pour contrôler leur état.
Registre détérioré par des insectes

Registre détérioré par des insectes
Document détérioré par des rongeurs

Document détérioré par les rongeurs


                                         

Les moisissures


Elles créent des dégradations irréversibles. Elles se détectent par la présence de taches colorées et de substances poudreuses. Ces moisissures se développent en général si l’humidité relative est supérieure à 65% et la température de plus de 25°C .

CONSEILS PRATIQUES :

  • isoler le document infesté (le mettre dans un carton fermé ou une enveloppe en papier, éviter le plastique qui va accélérer le développement des moisissures) et le confier à un restaurateur,
  • rétablir des conditions climatiques correctes dans le lieu de stockage et surveiller les autres documents qui pourraient être touchés,
  • prévoir un lieu de stockage ventilé, où l'air circule.

Documents couverts de boue après inondation
Documents couverts de boue après inondation

 3 - LES FACTEURS HUMAINS

Les mauvaises restaurations



Certaines réparations provoquent bien plus de dégradations qu’elles ne résolvent de problèmes. L’emploi d’un ruban adhésif de type « Scotch » est courant, alors qu’il jaunit, se détache et laisse une pellicule de colle qui fait adhérer les feuilles entre elles.

CONSEIL PRATIQUE :

  • faire appel à un professionnel pour les documents précieux.

 

Les mauvaises manipulations


Les documents ne sont jamais à l’abri d’une déchirure, d’une chute, d’une tache due à un stylo, à de la nourriture…

CONSEILS PRATIQUES :

  • manipuler les documents avec soin (utiliser des gants en coton pour les photographies),
  • éloigner toute source potentielle d'accident lors de la consultation ( liquides, encres, nourriture...).

 

Les stockages inadaptés


Les modes de rangements sont souvent à l’origine de dégradations : boîtes trop petites dans lesquelles sont entassés les documents, ficelles pour maintenir les liasses…

CONSEILS PRATIQUES :

  •  prévoir des boîtes de format adapté, 
  • bien remplir les boites, si elles sont rangées à la verticale, afin que les documents soient bien maintenus et ne glissent pas à l'intérieur de la boîte,
  •  utiliser des matériaux, de bonne qualité, pour conditionner les documents : papier et carton non acide, polypropylène.

Actes notariés ayant subi un incendie
Actes notariés ayant subi un incendie

4 - LES CATASTROPHES NATURELLES ET ACCIDENTELLES

Les archives peuvent aussi être victimes de sinistres comme les incendies et les inondations.

CONSEILS PRATIQUES :

  • stocker les documents à l'abri de toute source potentielle de sinistre (feu, liquides, canalisations…),
  • lorsque des documents ont subi une inondation, les faire sécher entre des buvards blancs ou papier absorbant, en séparant les pages, pour éviter l'apparition de moisissures.
  • En cas de sinistre important, il est possible de congeler les documents inondés pour pouvoir procéder ultérieurement à un séchage manuel ou par voie de lyophilisation.

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